2.    Oleh yang demikian, surat pekeliling ini dikeluarkan dengan tujuan untuk memberitahu pihak sekolah tentang perlunya penubuhan panitia mata pelajaran, supaya dengan ini, perhubungan dua hala di antara pihak sekolah dengan pihak-pihak yang membuat penyeliaan dapat diadakan dengan lebih berkesan lagi.

3.    Berikut adalah panduan mengenai panitia mata pelajaran dan pihak sekolah adalah dikehendaki menubuh atau memperkemaskan panitia mata pelajaran supaya keberkesanan pengajaran-pengajaran di sekolah dapat ditingkatkan

      3.1 Latarbelakang
            Kebanyakan para pelajar dalam pembelajaran dan motivasi serta minat mereka
            terhadap sesuatu mata pelajaran yang dipelajari mempunyai hubungan rapat dengan
            kebolehan dan kekesanan guru yang mengajar. Guru tidak ragu-ragu lagi mempunyai
            peranan yang penting dalam menentukan sama ada matlamat pencapaian akademik
            para pelajar di sekolah tercapai atau tidak.

           Menyedari hakikat ini, maka adalah wajar bagi guru yang terlibat atau mengajar
           sesuatu mata pelajaran yang sama, menggembelingkan tenaga mereka dan
           menyelaraskan aktiviti-aktiviti dan / atau tugas-tugas mengajar sebagai pendidik.
           Mereka juga harus mempunyai semangat bekerjasama, saling membantu dan
           berkongsi fikiran, pengalaman serta kepakaran untuk memperbaiki lagi kecekepan dan
           kekesanan mereka. Dengan demikian, guru yang mengajar sesuatu mata pelajaran
            berpeluang untuk bekerjasama dan menyelaraskan usaha mereka  dengan lebih
            terkelola dan bersepadu. Dengan wujudnya badan ikhtisas seumpama ini, guru
            yang menganggotainya juga berpeluang untuk mencari penyelesaian kepada
            masalah-masalah  bukan sahaja dalam bidang pengajaran, bahkan juga masalah
            yang berhubung dengan motivasi, sikap dan tabiat belajar pelajar.

     3.2 Struktur dan Organisasi
           3.2.1 Panitia mata pelajaran adalah sebuah badan ikhtisas yang dianggotai oleh
                    semua guru yang mengajar mata pelajaran yang sama di sesebuah sekolah.
                    (Sekolah-sekolah kecil yang bilangan gurunya sedikit adalah difikirkan tidak
                    perlu menubuh pelbagai panitia mata pelajaran.)

           3.2.3 Badan ini hendaklah dipimpin dan dikendalikan oleh seorang guru kanan yang
                    dilantik  sebagai Ketua Panitia oleh Guru Besar atau Pengetua Sekolah

          3.2.3 Semua ketua panitia mata pelajaran adalah secara otomatis menjadi ahli
                  Jawatankuasa Kurikulum Sekolah. Mereka ini mewakili panitia mata pelajaran
                  masing-masing di dalam jawatankuasa tersebut dan menjadi penghubung
                   di antara ahli panitia dengan Guru Besar atau Pengetua Sekolah.

          3.2.4 Keputusan-keputusan yang diambil oleh tiap-tiap panitia di dalam
                  perjumpaan-perjumpaan berhubung dengan isu-isu atau masalah-masalah
                  kurikulum dan pengajaran perlu dibawa oleh ketua panitia kepada Guru Besar
                  atau Pengetua atau Penolong Kanannya, sama ada  untuk untuk mendapat
                  penyelesaian atau untuk makluman

         3.2.5  Di sekolah-sekolah di mana Jawatankuasa Kurikulum Sekolah belum ditubuhkan,
                  ketua panitia masih memainkan peranan penting untuk berhubung dengan Guru
                  Besar atau Pengetua bagi membentangkan masalah-masalah atau isu-isu yang
                   sedang dihadapi dan mengesyorkan segala cadangan atau permintaan ahli-ahli
                   panitia berhubung dengan keperluan pengajaran dan pembelajaran.

   3.3  Tujuan Panitia Mata Pelajaran
          Berikut adalah di antara beberapa tujuan yang dikenalpasti untuk panitia mata
          pelajaran:

          3.3.1 Memperbaiki dan meningkatkan mutu dan kekesanan pengajaran dan
                  pembelajaran

         3.3.2 Berikhtiar dan berusaha untuk mendapatkan strategi-strategi mengajar yang
                  inovatif dan boleh mendorong serta menggerakkan kecenderungan para pelajar
                  terhadap pembelajaran

         3.3.3 Memperbaiki prestasi pelajar di dalam peperiksaan (berasaskan sekolah dan
                 awam) dalam mata pelajaran berkenaan berpandukan atau berasaskan kepada
                 prestasi / target yang ditunjukkan dalam rancangan akademik sekolah.

          3.3.4 Mewujudkan semangat kerjasama di antara mata pelajaran dengan persatuan
                  kelab akademik

  3.4  Peranan Panitia
         Berikut adalah di antara perkara yang dianggap perlu dilaksanakan oleh panitia, sejajar
          dengan peranannya sebagai sebuah badan ikhtisas.

          3.4.1  Memperolehi sukatan pelajaran yang terbaru atau kemaskini untuk kegunaan
                    ahli-ahli panitia;

          3.4.2  Menyediakan rancangan mengajar untuk ketiga-tiga penggal dalam tahun
                    persekolahan. Rancangan mengajar ini diselaraskan di antara guru dalam
                    sesuatu tingkatan/darjah dan juga di antara tingkatan/darjah di mana ada kaitan;

           3.4.3 Memilih dan mencadangkan kepada pentadbir sekolah buku teks untuk
                    digunakan oleh pelajar berdasarkan kesesuaian buku itu dari segi kehendak
                    sukatan pelajaran dan tahap kebolehan mereka.

           3.4.4 Memilih dan mencadangkan buku rujukan atau bahan bacaan tambahan yang
                    sesuai dengan keperluan pembelajaran para pelajar dan kegunaan guru untuk
                    dibekalkan di pusat  sumber sekolah;

          3.4.5  Menyelaraskan soalan-soalan ujian dan peperiksaan (berasaskan sekolah ) yang
                   disediakan bagi tiap-tiap tingkatan atau darjah dan jika perlu, menubuhkan bank
                    soalan;

          3.4.6  Mengkaji dan menganalisa keputusan peperiksaan pelajar dalam tiap-tiap
                    peperiksaan sekolah (khususnya peperiksaan pertengahan dan akhir tahun) dan
                    mengambil langkah-langkah untuk mengatasi kelemahan-kelemahan pengajaran
                    dan pembelajaran;

          3.4.7  Mengadakan mesyauarat panitia secara berkala sekurang-kurangnya sekali
                    sepenggal dan  mengadakan perjumpaan secara 'ad-hoc' bila dan jika perlu;

         3.4.8  Mengatur perjumpaan atau mesyuarat dengan ahli-ahli panitia (secara froamal
                    atau tidak formal) untuk memikir dan membincangkan masalah-masalah atau
                    isu-isu yang berkaitan seperti masalah-masalah yang berhubung dengan kaedah
                    mengajar serta mencari penyelesaian kepada masalah atau isu tersebut;

         3.4.9  Bertukar-tukar pengalaman dan pengetahuan baru yang diperolehi setelah
                    mengikuti kursus  atau seminar dengan ahli-ahli lain;

          3.4.10 Mewujudkan semangat saling bekerjasama dengan persatuan di sekolah dan
                    menjalin hubungan kerja yang boleh membantu bagi mencapai matlamat
                    pengajaran dan pembelajaran;

         3.4.11 Bekerjasama dan bertukar-tukar fikiran, pengalaman dan kepakaran dengan
                    panitia-panitia di sekolah-sekolah berhampiran atau sekawasan;

         3.4.12 Bekerjsama dengan lain-lain panitia dan membantunya dalam usaha ke arah
                    memajukan pelajar yang lemah dalam mata-mata pelajaran tertentu;

         3.4.13 Melantik seorang setiausaha dari kalangan ahli untuk menyediakan minit
                    mesyuarat dan mengedarkan minit itu kepada semua ahli panitia;

         3.4.14 Menyelenggarakan fail-fail panitia dan semua minit atau laporan mesyuarat, surat menyurat  dan rekod-rekod yang berkenaan.

2.  Berikut adalah syor garis panduan bagi melaksanakan tugas penyeliaan di dalam kelas:
     2.1 Rasional

        2.1.1 Pelaksanaan kurikulum adalah unsur TERAS fungsi institusi persekolahan. Dengan
                itu perhatian yang lebih hendaklah diberikan kepada penyeliaan
                pengajaran-pembelajaran.

        2.1.2 Sebagai pemimpin profesionalisme di sekolah, Pengetua/Guru Besar adalah
                pelaksana utama kurikulum di sekolahnya. Oleh itu tugas penyeliaan
                pengajaran-pembelajaran adalah merupakan tugas terpenting yang perlu
                dititikberatkan

        2.1.3 Penyeliaan adalah satu aspek terpenting dalam pentadbiran, pengurusan dan
                kepimpinan pendidikan. Oleh itu penyeliaan tidak boleh dipisahkan dari peranan
                Pengetua/Guru Besar sebagai pengurus, pentadbir dan pemimpin profesionalisme
                di sekolahnya.

    2.2 Tujuan
        2.2.1 Mempertingkatkan daya profesionalisme Pengetua/Guru besar dan guru-guru dalam
                melaksanakan kurikulum sekolah melalui proses pengajaran-pembelajaran sejajar
                dengan falsafah, matlamat dan objektif sistem pendidikan negara

        2.2.2 Berkongsi pengetahuan dan pengalaman bagi meluaskan sumber maklumat
                kepada Pengetua/Guru besar untuk memperbaiki proses pengajaran-pembelajaran
                di sekolahnya. Sumber maklumat ini juga boleh digunakan oleh Pengetua/Guru
                besar sebagai asas untuk menilai seseorang guru bagi tujuan tertentu.

        2.2.3 Memupuk, memelihara dan memperkukuhkan hubungan profesionalisme dan
                Interaksi yang positif antara Pengetua/Guru Besar dengan guru, guru dengan guru
                dan antara guru dan murid.

        2.2.4 Membantu guru-guru menjalankan tugas harian dengan lebih berkesan dan
                membentuk sikap guru ke arah yang lebih positif.

    2.3. Bidang

        2.3.1 Penyeliaan pengajaran-pembelajaran hendaklah ditumpukan kepada 2(dua)
                bidang:
                a.  bidang organisasi
                b.  bidang pengajaran dan pembelajaran

               Bidang Organisasi
                    Di antara ciri-ciri organisasi yang perlu diberi perhatian ialah :
                            Iklim kelas
                            Organisasi kelas
                            Kawalan murid
                            Komunikasi
                            Motivasi
                            Sikap murid
                            Kebersihan dan perhiasan
                            Penyeliaan gerakerja
                            Penilaian prestasi
                            Profil murid
                            Panitia pelajaran
                    Kesemua ciri ini adalah merupakan petunjuk yang boleh membantu
                    keberkesanan pengajaran dan pembelajaran.

               Bidang Pengajaran dan Pembelajaran
                    Di antara ciri-ciri yang perlu diperhatikan ialah:
                            Rancangan pengajaran
                            Objektif
                            Isi kandungan
                            Persediaan alat/bahan pengajaran dan penggunaannya
                            Penyampaian isi pelajaran
                            Teknik bersoaljawab
                            Interaksi guru murid
                            Penggunaan masa
 

    2.4  Prinsip Perlaksanaan
           2.4.1  Penyeliaan pengajaran-pembelajaran di kelas hendaklah dijalankan oleh
                    Pengetua/Guru Besar ke atas semua guru

            2.4.2 Rekod penyeliaan pengajaran-pembelajaran di kelas hendaklah dicatit dengan
                    ringkas dan tepat

            2.4.3 Penyeliaan pengajaran-pembelajaran hendaklah dirancang dengan seimbang
                    dari segi masa, mata pelajaran, tingkatan/tahun dan guru

            2.4.4 Tugas penyeliaan ini boleh dijalankan dengan bantuan Penolong Kanan dan
                    Penyelia Petang. Walau bagaimanapun tanggung jawab sepenuhnya terletak di
                    tangan Pengetua/Guru Besar

            2.4.5 Penyeliaan pengajaran-pembelajaran di kelas hendaklah dijalankan secara
                    sistematis dan berlandaskan hubungan profesionalisme dengan guru-guru dan
                    bukan untuk mencari kesalahan. Dalam usaha mempertingkatkan prestasi
                    pengajaran-pembelajaran di kelas, Pengetua/Guru Besar perlu mendapat
                    maklumat yang tertentu. Maklumat-maklumat itu dapat digunakan oleh
                    Pengetua/Guru Besar sebagai asas perbincangan dengan guru-guru.

Surat Pekeliling ini adalah untuk mengingatkan kembali mengenai mustahaknya tugas-tugas penyeliaan pengajaran-pembelajaran sebagai salah satu tugas dan tanggungjawab.

1. Rancangan harian hendaklah disediakan sehari sebelum digunakan
2. Rancangan harian hendaklah disediakan berdasarkan rancangan tahunan. Rancangan tahunan yang dipilih untuk diajarkan pada minggu tertentu hendaklah mencapai 'hasil pembelajaran yang dihasratkan' bagi minggu tersebut.
3. Rancangan harian yang disediakan hendaklah mencapai hasil pembelajaran yang dihasratkan. Ini dilaksanakan melalui perancangan aktiviti pembelajaran yang menarik, sesuai dan berkesan.
4. Penyediaan rancangan harian hendaklah ringkas, tepat, jelas dan padat
5. Rancangan harian hendaklah mengandungi butiran seperti yang berikut:

Format Rancangan Harian

(Satu muka surat boleh dibahagi dua, jika ruang tidak mencukupi

Hari:

Hari:

Tahun/Tingkatan:

Masa:

Tajuk/Bidang pembelajaran:

Aktiviti Pembelajaran:

Tahun/Tingkatan:

Masa:

Tajuk/Bidang pembelajaran:

Aktiviti Pembelajaran:

1. Rancangan tahunan merupakan perancangan pengajaran bagi setahun. Rancangan tahunan hendaklah disediakan pada awal sesi persekolahan
2. Rancangan tahunan bagi sesuatu mata pelajaran hendaklah disediakan berpandukan Sukatan Pelajaran, Huraian Sukatan Pelajaran, kesesuaian tahap kebolehan murid/pelajar dan keadaan semasa
3. Rancangan tahunan hendaklah disediakan mengikut bilangan minggu yang diperlukan untuk menghabiskan sesuatu tajuk. Rancangan tahunan ini juga hendaklah mengambil kira bilangan minggu persekolahan pada setiap tahun
4. Rancangan tahunan boleh dicetak atau difotostat dengan jelas dan terang (tidak dicetak berulang-ulang)
5. Sekiranya rancangan tahunan ini ditulis, hanya pen berdakwat biru atau hitam sahaja dibenarkan
6. Rancangan tahunan hendaklah disahkan oleh Guru Besar atau Pengetua atau wakilnya sebelum digunakan. Jika disediakan dalam bentuk media elektronik (komputer), salinannya hendaklah disahkan oleh guru besar atau pengetua atau wakilnya.
7. Rancangan tahunan hendaklah ditulis mengikut lajur-lajur yang mengandungi perkara-perkara seperti berikut:

Format Rancangan Tahunan

Mata Pelajaran:

Minggu

Tajuk/Bidang Pembelajaran

Objektif/Kemahiran

Hasil Pembelajaran Yang Dihasratkan

Catatan

2.    Semenjak Surat Pekeliling Kementerian Pendidikan 256 dikuatkuasakan, terdapat amalan di mana maklumat-maklumat yang tidak berkaitan dengan pengajaran dan pembelajaran telah dimasukkan ke dalam Buku Rekod Mengajar Guru diadakan.

3.    Dengan surat Pekeliling Ikhtisas ini, berkuatkuasa pada tarikh ia dikeluarkan, Rekod Pengajaran dan Pembelajaran hendaklah mengandungi hanya dua unsur sahaja, iaitu (i) Rancangan Pelajaran Tahunan, dan (ii) Rancangan Pelajaran Harian. Pengetua, Guru Besar atau wakilnya hendaklah memastikan kedua-dua unsur tersebut dibuat mengikut prinsip-prinsip perancangan yang mutakhir.

(i) RANCANGAN PELAJARAN TAHUNAN
Rancangan Pelajaran Tahunan mengandungi secara ringkas isi pengajaran dan pembelajaran berdasarkan sukatan pelajaran Kebangsaan yang dikeluarkan oleh Kementerian Pendidikan Malaysia

(ii) RANCANGAN PELAJARAN HARIAN
Rancangan Pelajaran Harian merupakan terjemahan Rancangan Pelajaran Tahunan yang mengandungi sekurang-kurangnya maklumat seperti objektif, cara bagaimana hendak mencapai objektif dan kenyataan sejauh mana objektif itu tercapai.
 

4.    Rekod Pengajaran dan Pembelajaran bolehlah disediakan dalam apa jua bentuk yang munasabah dan sesuai dengan teknologi semasa. Ia haruslah diurus dengan sempurna dan dapat dikemukakan dengan serta merta apabila dikehendaki oleh pihak yang diberi kuasa. Bahan-bahan lain yang berkaitan dengan penyediaan Rancangan Pelajaran Tahunan dan Rancangan Pelajaran Harian juga perlu diurus dengan baik dan dapat dikemukakan dengan serta merta apabial dikehendaki oleh pihak yang diberi kuasa.